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6 motivos para contratar uma agência de viagens

Agência especializada em gestão de viagens proporciona experiências mais seguras

Planejar uma viagem é fundamental para evitar surpresas indesejáveis, afinal, são muitas as incertezas que surgem quando decidimos pegar a estrada.

Embora a lista de programação da viagem seja extensa, o destino – quase sempre – é a primeira das muitas preocupações.

Por isso, é preciso ter tempo e paciência para definir o melhor lugar, tipo de acomodação e demais fatores que compões todo o pacote de uma viagem.

No entanto, o suporte de uma agência especializada em gestão de viagens – a trabalho ou lazer – é fundamental para o esclarecimento de dúvidas pré, solução de eventuais problemas durante e até mesmo pós-viagem.

Portanto, assim que recebe todas as informações necessárias sobre o plano do cliente, o Agente de Viagem poderá:

  • Indicar o meio de transporte mais viável;
  • Apresentar passagens mais atrativas;
  • Oferecer as melhores opções de hotéis;
  • Sugerir passeios pela região;
  • Recomendar os melhores restaurantes;
  • Esclarecer dúvidas complementares sobre o local.

Em outras palavras, para uma experiência mais tranquila, segura, prática e com redução de custos, optar pela contratação de uma agência de viagem deve ser a primeira etapa da ação.

Confira, abaixo, os seis motivos pelo qual uma agência de viagem é indispensável para pessoas e empresas.

1. Segurança

Voos podem sofrer atrasos – ou até mesmo cancelamentos -, assim como é possível malas serem extraviadas e a reserva do hotel, por algum motivo, não constar no sistema do local.

Há insegurança também para quem viaja pela primeira vez e, por isso, assim como nas situações destacadas no parágrafo anterior, contar com o suporte de uma agência de viagens facilita para a resolução de forma ágil de todos esses imprevistos.

2. Personalização

O conhecimento do Agente de Viagem permite a formatação de uma experiência exclusiva, de acordo com o orçamento do viajante.

Além de possuir informações exclusivas sobre o mercado de Turismo, o profissional conta com fornecedores que oferecem os mais variados serviços, como passeios, locação de veículos, atividades gastronômicas, de lazer e compras.

3. Planejamento

Importante para toda viagem e que poderá ser organizado pela agência contratada, que apresentará não apenas o melhor destino, mas também indicará os principais serviços e atrações.

E para facilitar ainda mais a agenda, serão incluídos os horários e preços de voos, transporte, hospedagem e pontos turísticos que mais combinam com o perfil do viajante.

4. Economia

Economizar é sempre válido! Seja em dinheiro, tempo ou paciência, quanto menos gasto na organização de uma viagem, melhor. 

Há quem diga que os serviços de uma agência de viagem são caros, mas a verdade é que os preços – e condições – são mais atrativos por conta das parcerias firmadas com fornecedores ligados ao setor de viagens.

5. Suporte 24 horas

Imprevistos podem acontecer a qualquer momento! E contar com o auxílio de uma agência de viagens nas horas mais inusitadas facilita, e muito, para a solução do problema.

6. Informações extras

Nem sempre o viajante sabe o que pode ser levado na bagagem, além do peso e o valor da taxa que deve ser paga caso exceda o limite.

Entre as muitas atribuições do Agente de Viagens, o profissional poderá informar, ainda, a documentação necessária para entrar em um determinado país, além de outras questões que possam facilitar a vida do viajante.

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11 dicas para organizar uma viagem de negócios

Organizar uma viagem corporativa requer planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes. Cada agenda pode apresentar um objetivo diferente, como capacitação de colaboradores, participação em feiras de negócios e integração das equipes. Em comum, todas as ações prezam pela conquista de resultados positivos da empresa, além da redução de custos e bem-estar do funcionário durante a viagem.

E para que toda a operação seja bem-sucedida, contar com o suporte de uma agência especializada para a organização da viagem é fundamental. O conhecimento das políticas envolvidas nesses casos facilita para a otimização de recursos e proporciona ainda mais segurança para a empresa contratante e facilidades para o profissional que fará a viagem.

Confira 11 passos que devem ser seguidos para tornar a viagem corporativa ainda mais eficiente para a organização.

  1. Determine o propósito da viagem

Antes de começar a planejar, defina o objetivo da viagem corporativa. Pode ser para participar de uma conferência, fazer uma visita a clientes, realizar treinamentos, entre outros.

  1. Estabeleça um orçamento

Defina um orçamento para a viagem, considerando os custos de transporte, hospedagem, alimentação e outras despesas relacionadas. Certifique-se de que o orçamento seja realista e inclua uma margem para imprevistos.

  1. Identifique as datas e a duração da viagem

Determine as datas exatas da viagem e a duração da estadia. Isso ajudará a planejar os voos, reservas de hotel e outros detalhes da viagem.

  1. Faça a reserva dos voos

Pesquise as opções de voos que se encaixam nas datas e horários desejados. Procure por voos diretos ou com conexões convenientes, levando em consideração o conforto e a conveniência dos viajantes. Faça as reservas o mais cedo possível para garantir melhores preços e disponibilidade.

  1. Reserve a hospedagem

Pesquise e reserve um hotel próximo ao local onde as atividades corporativas serão realizadas. Considere a localização, comodidades, custo e avaliações de outros viajantes ao fazer a escolha.

  1. Planeje o transporte terrestre

Se necessário, faça os arranjos para o transporte terrestre durante a estadia, como aluguel de carros, traslados do aeroporto para o hotel ou utilização de táxis/transporte público. Considere a logística e a conveniência para os participantes da viagem.

  1. Cuide das necessidades de visto e passaporte

Verifique se todos os viajantes têm passaportes válidos e se é necessário obter vistos para o destino. Certifique-se de que todos os documentos estejam atualizados e em conformidade com os requisitos do país visitado.

  1. Organize a agenda da viagem

Crie uma agenda detalhada com todas as atividades planejadas durante a viagem. Inclua reuniões, compromissos, eventos, horários de voo e qualquer outra informação relevante. Compartilhe a agenda com os participantes da viagem.

  1. Informe-se sobre a cultura local e etiqueta de negócios

Se a viagem corporativa for para um destino com uma cultura diferente, é importante pesquisar e informar-se sobre as normas e práticas locais de negócios. Isso ajudará os viajantes a se adaptarem e evitarem mal-entendidos culturais.

  1. Comunique-se com os participantes da viagem

Mantenha todos os participantes da viagem informados sobre os detalhes e planos. Envie e-mails com as informações relevantes, incluindo itinerários, números de contato importantes e quaisquer requisitos especiais.

  1. Gerencie as despesas

Estabeleça um processo claro para a gestão de despesas durante a viagem corporativa. Informe aos viajantes as políticas de reembolso