Organizar uma viagem corporativa requer planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes. Cada agenda pode apresentar um objetivo diferente, como capacitação de colaboradores, participação em feiras de negócios e integração das equipes. Em comum, todas as ações prezam pela conquista de resultados positivos da empresa, além da redução de custos e bem-estar do funcionário durante a viagem.
E para que toda a operação seja bem-sucedida, contar com o suporte de uma agência especializada para a organização da viagem é fundamental. O conhecimento das políticas envolvidas nesses casos facilita para a otimização de recursos e proporciona ainda mais segurança para a empresa contratante e facilidades para o profissional que fará a viagem.
Confira 11 passos que devem ser seguidos para tornar a viagem corporativa ainda mais eficiente para a organização.
- Determine o propósito da viagem
Antes de começar a planejar, defina o objetivo da viagem corporativa. Pode ser para participar de uma conferência, fazer uma visita a clientes, realizar treinamentos, entre outros.
- Estabeleça um orçamento
Defina um orçamento para a viagem, considerando os custos de transporte, hospedagem, alimentação e outras despesas relacionadas. Certifique-se de que o orçamento seja realista e inclua uma margem para imprevistos.
- Identifique as datas e a duração da viagem
Determine as datas exatas da viagem e a duração da estadia. Isso ajudará a planejar os voos, reservas de hotel e outros detalhes da viagem.
- Faça a reserva dos voos
Pesquise as opções de voos que se encaixam nas datas e horários desejados. Procure por voos diretos ou com conexões convenientes, levando em consideração o conforto e a conveniência dos viajantes. Faça as reservas o mais cedo possível para garantir melhores preços e disponibilidade.
- Reserve a hospedagem
Pesquise e reserve um hotel próximo ao local onde as atividades corporativas serão realizadas. Considere a localização, comodidades, custo e avaliações de outros viajantes ao fazer a escolha.
- Planeje o transporte terrestre
Se necessário, faça os arranjos para o transporte terrestre durante a estadia, como aluguel de carros, traslados do aeroporto para o hotel ou utilização de táxis/transporte público. Considere a logística e a conveniência para os participantes da viagem.
- Cuide das necessidades de visto e passaporte
Verifique se todos os viajantes têm passaportes válidos e se é necessário obter vistos para o destino. Certifique-se de que todos os documentos estejam atualizados e em conformidade com os requisitos do país visitado.
- Organize a agenda da viagem
Crie uma agenda detalhada com todas as atividades planejadas durante a viagem. Inclua reuniões, compromissos, eventos, horários de voo e qualquer outra informação relevante. Compartilhe a agenda com os participantes da viagem.
- Informe-se sobre a cultura local e etiqueta de negócios
Se a viagem corporativa for para um destino com uma cultura diferente, é importante pesquisar e informar-se sobre as normas e práticas locais de negócios. Isso ajudará os viajantes a se adaptarem e evitarem mal-entendidos culturais.
- Comunique-se com os participantes da viagem
Mantenha todos os participantes da viagem informados sobre os detalhes e planos. Envie e-mails com as informações relevantes, incluindo itinerários, números de contato importantes e quaisquer requisitos especiais.
- Gerencie as despesas
Estabeleça um processo claro para a gestão de despesas durante a viagem corporativa. Informe aos viajantes as políticas de reembolso
